Lei de Adiantamento

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• Autor: ADPM

REGIME DE ADIANTAMENTO – É aplicável aos casos de despesas expressamente definidas em lei e consiste na entrega de numerário a servidor, sempre precedida de empenho na dotação própria, para o fim de realizar despesas que não possam subordinar-se ao processo normal de aplicação.

1. Os princípios da Administração Pública estão numerados no art. 37 da Constituição Federal. Estes princípios são a legalidade, a impessoalidade, a moralidade, a publicidade, e a eficiência.

Princípio da Legalidade

O primeiro dos princípios que a regra jurídica constitucional enuncia como informador da Administração Pública direta, indireta ou funcional, é o princípio da Legalidade.

O princípio da legalidade é nota essencial do Estado de Direito. É, também, por conseguinte, um princípio basilar do Estado Democrático de Direito, porquanto é da essência do seu conceito subordinar-se à Constituição Federal e fundar-se na legalidade democrática. Se Sujeita ao império da lei, mas da lei que realize o princípio da igualdade e da justiça não pela sua generalidade, mas pela busca da igualdade das condições dos socialmente desiguais. Toda a sua atividade fica sujeita à lei, entendida como expressão da vontade geral, que só se materializa num regime de divisão de poderes em que ela seja o ato formalmente criado pelos órgãosde representação popular, de acordo com o processo legislativo estabelecido na Constituição. É nesse sentido que se deve entender a assertiva de que o Estado, ou o Poder Público, ou os administradores não podem exigir qualquer ação, nem impor qualquer abstenção, nem mandar tampouco proibir nada aos administrados, senão em virtude de lei.

“ Todas as atividades da Administração Pública são limitadas pela subordinação à ordem jurídica, ou seja, à legalidade. O procedimento administrativo não tem existência jurídica se lhe falta, como fonte primária, um texto de lei. Mas não basta que tenha sempre por for fonte a lei. É preciso, ainda, que se exerça segundo a orientação dela e dentro dos limites nela traçados. Só assim o procedimento da administração é legítimo. Qualquer medida que tome o Poder Administrativo em face de determinada situação individual, sem preceito de lei que o autorize, ou excedendo o âmbito de permissão da lei, será injurídica. Essa integral submissão da Administração Pública à lei constitui o denominado princípio de legalidade, aceito universalmente e é uma conseqüência de sistema de legislação escrita e da própria natureza da função administrativa “ ( Waldírio Bulgarelli – Problemas de Direito Empresarial Moderno, pág. 91 )

Na Administração Pública não há liberdade nem vontade pessoal. Enquanto na administração particular é licito fazer tudo que a lei não proíbe, na Administração Pública só é permitido fazer o que a lei autoriza. A lei para o particular significa pode fazer assim. Para o administrador público deve fazer assim.

2. O Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais vem apontando como que irregular e aplicando multas aos gestores que não regulamentou em seu município o regime de adiantamento para a realização de despesas, conforme determinam os artigos 68 e 69 da Lei Federal 4.320/64.

3. É fato notório e reconhecido que o administradordo setor público se depara no seu dia-a-dia com diversas situações, umas rotineiras e outras emergenciais, que exigem decisão rápida para determinada compra ou contratação de bens ou serviços.

4. Contudo, o seu regramento, como não poderia deixar de ser, deve obediência à legislação que disciplina o assunto. Desde 1964, portanto há quatro décadas, este em vigência a Lei nº 4.320, federal, que trata do direito financeiro e que não sofreu alteração nessa particularidade, e, em cujo artigo 68 estabelece que o regime de adiantamento consiste “na entrega de numerário a servidor, sempre precedida de empenho na dotação própria, para o fim de realizar despesas que não possam subordinar-se ao processo normal de licitação.”

5. Já se pode ver que a regra para compras e contratações na administração pública é a submissão a processo de licitação, enquanto o regime de adiantamento se aplica àquelas despesas que não podem, justificadamente, aguardar os prazo e de uma licitação, sob pena de causar prejuízos ou emperrar a administração.

6. Percebe-se claramente que não é qualquer despesa que ser pode processar por adiantamento, mas somente aquelas especificadas em lei. É indispensável, portanto, que cada unidade da federação defina, previamente, quais as despesas que podem ser realizadas pelo sistema de adiantamento. A definição dessas despesas poderá variar segundo as peculariedades locais e regionais. As prefeiturase suasautarquias valer-se-ão da legislação do Estado a que pertencerem; nada impede, todavia, que elas tenham sua regulamentação própria subordinada à legislação supletiva estadual. A lei que especificar as despesas deverá também regulamentar inteiramente todo o seu processamento, fixando o prazo e a forma de aplicação e de prestação de contas, penalidades etc.

7. Além de terem de ser definidas em lei, as despesas devem restringir-se a casos excepcionais. Entre eles vamos encontrar pagamentos que, pela sua natureza, não podem aguardar o processamento normal da despesa; são gastos com selos postais, telegramas, emolumentos, cópias, condução, transportes, diárias, lanches, café, pequenos reparos, aquisição de miudezas e etc. Outra espécie de excepcionalidade vamos encontrar em despesas que, pela sua urgência, não podem aguardar o processamento normal. O que caracteriza a urgência é a necessidadepremente e inadiável de obter materiais ou prestação de serviços no momento em que eles se fazem necessários. São exemplos de urgência as aquisições de peças de reposição em veículos; carros de serviços administrativos ou veículos de atendimento do público como as ambulâncias, os carros de bombeiros, os veículos policiais, bem como seu abastecimento e sua manutenção.

Regras gerais:

a)O responsável por adiantamento será inscrito pela contabilidade no sistema de compensação, em conta própria de responsabilidade que será baixa depois da aprovação de suas contas;

 

b)Cada funcionário poderá receber apenas dois adiantamentos por mês;

 

c)Não se fará adiantamento ao funcionário que, de adiantamento anterior,não tenha ainda prestado contas dentro do prazo legal;

 

d)O prazo de aplicação começa contar do dia da entrega do dinheiro;

 

e)O prazo para prestação de contas, é definido na Lei que regulamentar o sistema de adiantamentos;

 

f)Dentro do prazo de aplicação o responsável realiza as despesas, guarda os comprovantes;

 

g)Na prestação de contas só podem ser juntados documentos cujas datas coincidam com o período de aplicação;

 

h)Não serão aceitos documentos rasurados ou de leitura impossívelno que se refere ao valor e à data;

 

i)O nome da entidade deverá figurar sempre nas notas fiscais, nos recibos e nas duplicatas, os documentos serão sempre em originais;

 

j)Os recibos passados por prestadores de serviço conterão o nome completo e a residência do beneficiário, números do RG e do CIC;

 

k)As despesas realizadas devem ser classificáveis na dotação orçamentária constante do empenho; isto vale dizer, por exemplo, que um adiantamento entregue à conta do elemento 3.1.2.0 não pode ser aplicado em despesas classificáveis no elemento 3.1.3.0 e assim por diante;

 

l)A prestação de contas é entregue, contra recibo datado, à seção encarregada do exame de prestações de contas. Esta seção fará minucioso exame das contas, sob os aspectos moral, aritmético, legal e técnico;

 

m)No final do período de aplicação, recolherá aos cofres da entidade o saldo não utilizado, se houver;

 

n)A despesa não aprovada será impugnada e o responsável recolherá aos cofres da entidade o valor correspondente;

 

o)E as contas aprovadas serão arquivadas convenientemente e ficarão à disposição do Tribunal de Contas.

8. Portanto, o adiantamento não se presta a suportar aquelas despesas que possam ser adquiridas seguindo as regras da licitação, sem prejuízo para o dia-a-dia do órgão público, está consolidado como uma prática aceitável e necessária para o funcionamento da máquina administrativa, com mecanismos que permitem o efetivo controle e fiscalização dos gastos.

9. MINUTA DE LEI INSTITUINDO O REGIME DE ADIANTAMENTO

Capítulo I

DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Artigo 1º-Fica instituída, na Prefeitura Municipal de BOM JESUS DO AMPARO, a forma de pagamento de despesas pelo regime de adiantamento que reger-se-á segundo as normas legais vigentes que disciplinam a matéria.

Artigo 2º-Entende-se por adiantamento o numerário colocado à disposição de uma Repartição, a fim de lhe dar condições de realizar despesas que, por sua natureza ou urgência, não possam aguardar o processamento normal.

Artigo 3º-Os pagamentos a serem efetuados através do Regime de Adiantamento ora instituído restringir-se-ão aos casos previstos nesta Lei e sempre em caráter de exceção.

Artigo 4º-O adiantamento mensal de cada espécie de despesa não ultrapassará o valor do duodécimo da dotação correspondente.

Artigo 5º-Poderão realizar-se sob o regime de adiantamento os pagamentos decorrentes das seguintes espécies de despesa:

I-despesas com material de consumo;

II-despesas com serviços de terceiros;

III-despesas com diárias e ajuda de custo;

IV-despesas com transportes em geral;

V-despesas judiciais;

VI-despesas com representação eventual;

VII-despesa extraordinária e urgente, cuja realização não permita delongas;

VIII-despesa que tenha de ser efetuada em lugar distante da sede da Prefeitura;

IX-despesa miúda e de pronto pagamento.

Artigo 6º-Considera-se despesa miúda e de pronto pagamento, para os efeitos desta Lei, as que se realizaram com:

I-selos postais, telegramas, radiogramas, material e serviços de limpeza e higiene, lavagem de roupa, café e lanche, pequenos carretos, transportes urbanos, pequenos consertos, telefone, água, luz, força, gás e aquisição avulsa de livros, jornais e outras publicações;

II-encadernações avulsas e artigos de escritório, de desenho, impressos e papelaria, em quantidade restrita, para uso ou consumo próximo ou imediato;

III-artigos farmacêuticos ou de laboratório, em quantidade restrita, para uso ou consumo próximo ou imediato;

IV-outra qualquer, de pequeno vulto e de necessidade imediata, desde que devidamente justificada.

Artigo 7º-As despesas com artigos em quantidade maior, de uso ou consumo remotos, correrão pelos itens orçamentários próprios e seguirão o processamento normal da despesa.

Capítulo II

DAS REQUISIÇÕES DE ADIANTAMENTOS

Artigo 8º-As requisições de adiantamentos serão feitas pelos Diretores de Departamentos, através de ofícios dirigidos ao Chefe do Poder Executivo.

Artigo 9º-Dos ofícios requisitórios de adiantamento constarão, necessariamente, as seguintes informações:

I-dispositivo legal em que se baseia;

II-identificação da espécie da despesa mencionando o item do artigo quinto (5º) no qual ela se classifica;

III-nome completo, cargo ou função do servidor responsável pelo adiantamento;

IV-dotação orçamentária a ser onerada;

V-prazo de aplicação.

Artigo 10-O prazo de aplicação poderá ser em base mensal, mencionando-se, neste caso, o valor global do adiantamento, a quantia mensal a ser entregue e os meses de aplicação.

Artigo 11-Na hipótese de adiantamento único, o ofício requisitório deverá esclarecer esse fato e fixar o prazo de aplicação.

Artigo 12-Não se fará novo adiantamento:

I-a quem do anterior não haja prestado contas no prazo legal;

II-a quem, dentro de trinta dias, deixar de atender notificação para regularizar prestação de contas.

Artigo 13-Não se fará adiantamento:

I-para despesa já realizada;

II-a servidor em alcance;

III-a servidor responsável por dois adiantamentos.

Capítulo III

DO PERÍODO DE APLICAÇÃO

Artigo 14-O adiantamento solicitado em base mensal somente poderá ser aplicado durante o mês a que se refere ou durante o período de trinta dias a contar da data da entrega do dinheiro ao responsável.

Artigo 15-No caso de adiantamento único o período de aplicação será aquele estabelecido no ofício requisitório, conforme estabelecido no artigo onze (11).

Artigo 16-Nenhum pagamento poderá ser efetuado fora do período de aplicação.

Capítulo IV

DA TRAMITAÇÃO DOS PROCESSOS DE ADIANTAMENTOS

Artigo 17-O ofício requisitório será autuado e protocolado seguindo diretamente ao Gabinete do Prefeito para a competente autorização.

Artigo 18-Os processos de adiantamentos terão sempre andamento preferencial e urgente.

Artigo 19-Autorizada, a despesa será empenhada e paga com cheque nominal a favor do responsável indicado no processo.

Artigo 20-No caso de adiantamento em duodécimos a despesa será empenhada globalmente, pelo total do período e, mensalmente far-se-á o pagamento correspondente. Neste caso todos os pagamentos correrão pelo mesmo processo.

Artigo 21-Cabe à Divisão de Contabilidade verificar, antes de registrar o empenho, se foram cumpridas as disposições deste Decreto. Constatando algum defeito processual não dará prosseguimento ao processo, devendo devolvê-lo informado, para os reparos que se fizerem necessários.

Artigo 22-Efetuando o pagamento a Divisão de Contabilidade inscreverá o nome do responsável no Sistema de Compensação em conta apropriada subordinada ao grupo: RESPONSÁVEIS POR ADIANTAMENTOS.

Artigo 23-Nos casos de adiantamentos vultosos poderá o responsável fazer saques parcelados na Tesouraria, mediante simples requisição contendo os números do processo, do empenho e o valor da parcela solicitada.

Parágrafo único – Na hipótese deste artigo, o período de aplicação, a que se referem os artigos 14 e 15, será contado a partir da data em que for entregue a primeira parcela.

Capítulo V

DAS NORMAS DE APLICAÇÃO DO ADIANTAMENTO

Artigo 24-O adiantamento não poderá ser aplicado em despesa de classificação diferente daquela para a qual foi autorizado.

Artigo 25-A cada pagamento efetuado o responsável exigirá o correspondente comprovante: nota fiscal, nota simplificada, cupom, recibo etc.

Artigo 26-As notas fiscais serão sempre emitidas em nome da Prefeitura Municipal.

Artigo 27-Os comprovantes de despesa não poderão conter rasuras, emendas, borrões e valor elegível, não sendo admitido em hipótese alguma, segundas vias, ou outras vias, cópias xerox, fotocópias ou qualquer outra espécie de reprodução.

Artigo 28-Cada pagamento será convenientemente justificado, esclarecendo-se a razão da despesa, o destino da mercadoria ou do serviço e outras informações que possam melhor explicar a necessidade da operação.

Artigo 29-Em todos os comprovantes de despesa constará o atestado de recebimento do material ou da prestação de serviço.

Artigo 30-Nenhuma despesa realizada pelo regime de adiantamento poderá ultrapassar o valor correspondente a duas vezes o salário mínimo mensal vigente na região.

Parágrafo único – ficam excluídas do limite estabelecido neste artigo as despesas correspondentes aos itens V-VI-VII e VIII do artigo 5º (quinto).

Capítulo VI

DO RECOLHIMENTO DO SALDO NÃO UTILIZADO

Artigo 31-O saldo de adiantamento não utilizado será recolhido à Tesouraria da Prefeitura, mediante guia de arrecadação onde constará o nome do responsável e identificação do adiantamento cujo saldo está sendo restituído.

Artigo 32-O prazo para recolhimento do saldo não utilizado será de 3 (três) dias úteis, a contar do termo final do período de aplicação.

Artigo 33-A Tesouraria classificará o valor recolhido no grupo das receitas extra-orçamentárias.

Artigo 34-A Divisão de Contabilidade à vista da guia de recolhimento emitirá a nota de anulação correspondente, juntando uma via ao processo. Registrará a anulação no Diário da Despesa Empenhada e no Diário da Despesa Realizada.

Artigo 35-No mês de dezembro todos os saldos de adiantamento serão recolhidos à Tesouraria até o último dia útil, mesmo que o período da aplicação não tenha expirado.

Artigo 36-Se, eventualmente, algum saldo de adiantamento for recolhido no exercício seguinte, o valor será classificado como receitas diversas do exercício.

Capítulo VII

DA PRESTAÇÃO DE CONTAS

Artigo 37-No prazo de 10 (dez) dias, a contar do termo final do período de aplicação, o responsável prestará contas da aplicação do adiantamento recebido.

Parágrafo único – A cada adiantamento corresponderá uma prestação de contas.

Artigo 38-A prestação de contas far-se-á mediante entrada, na Divisão de Contabilidade, dos seguintes documentos:

I-ofício conforme modelo a ser elaborado pela Divisão de Contabilidade;

II-impressos conforme modelos anexos à presente lei;

III-relação de todos os documentos de despesa constando: número e data do documento, espécie de documento, nome do interessado e valor da despesa, constando no final da relação a soma da despesa realizada;

IV-cópia da guia de recolhimentodo saldo não aplicado, se houver;

V-cópias da Nota de Empenho e da Nota de anulação se houve saldo recolhido;

VI-documentos das despesas realizadas, dispostos em ordem cronológica, na mesma sequência da relação mencionada no item III;

VII-os documentos mencionados no item VI, de medidas reduzidas, serão colados em folhas brancas tamanho ofício; em cada folha poderão ser colados quantos documentos forem possíveis sem que fiquem sobrepostos uns aos outros;

VIII-em cada documento constará, obrigatoriamente: atestado de recebimento do material ou da prestação do serviço; a finalidade da despesa; o destino do material e outros esclarecimentos que se fizerem necessários à perfeita caracterização da despesa.

Artigo 39-Não serão aceitos documentos rasurados, ilegíveis, com data anterior ou posterior ao período da aplicação do adiantamento o que se refira a despesa não classificável na espécie de adiantamento concedido.

Parágrafo único – somente serão aceitos documentos originais, não se admitindo outras vias, xerox, fotocópias ou outra espécie de reprodução.

Capítulo VIII

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Artigo 40-Caberá à Divisão da Contabilidade a tomada de contas dos adiantamentos.

Artigo 41-Recebidas as prestações de contas, conforme dispões o artigo 38, a Divisão de Contabilidade verificará se as disposições da presente Lei foram inteiramente cumpridas, fazendo as exigências necessárias, fixando prazos razoáveis para que os responsáveis possam cumpri-las.

Artigo 42-Se as contas foram consideradas em ordem e boas a chefia da Divisão de Contabilidade certificará o fato, no local apropriado do documento mencionado no item II do artigo 38 e encaminhará o processo, apensado ao que autorizou o adiantamento, à Auditoria Externa para exame final e parecer.

Artigo 43-Com o parecer da Auditoria Externa, o processo será encaminhado diretamente ao Chefe do Poder Executivo para aprovação ou não aprovação das contas, voltando à Divisão de Contabilidade para as seguintes providências:

I-no caso de as contas terem sido aprovadas;

a)baixara responsabilidade inscrita no sistema de Compensação;

b)convidar o responsável para tomar ciência, no próprio processo;

c)arquivar o processo de prestação de contas apenso ao processo que autorizou o adiantamento, em local seguro onde ficará à disposição do Tribunal de Contas.

II-na hipótese da aprovação das contas condicionadas a determinadas exigências:

a)providenciar o cumprimento das exigências determinadas;

b)adotar as medidas indicadas no item anterior I.

III-não tendo sido aprovadas as contas seguir a orientação determinada pelo Prefeito em seu despacho final.

Artigo 44-A Divisão de Contabilidade organizará um calendário para controlar as datas em que deverão entrar as prestações de contas de adiantamentos concedidos.

Artigo 45-No dia útil imediato ao vencimento do prazo para prestação de contas, sem que o responsável as tenha apresentado, a Divisão de Contabilidade oficiará diretamente ao responsável, concedendo-lhe o prazo final e improrrogável de três dias úteis para fazê-lo.

Parágrafo único – Na cópia do ofício o responsável assinará o recebimento da via original colocando de próprio punho a data do recebimento.

Artigo 46-Não sendo cumprida a obrigação da prestação de contas, após o vencimento do prazo final estabelecido no artigo anterior, a Divisão de Contabilidade remeterá, no dia imediato, a cópia do ofício referida no parágrafo único do artigo 45 ao Departamento Jurídico, devidamente informada, para abertura de sindicância nos termos da legislação vigente.

Artigo 47-Os casos omissos serão disciplinados pelo Diretor do Departamento de Finanças.

Artigo 48-Esta Lei entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

Do Departamento .................................................................................................................................

à Divisão de Contabilidade (Departamento de Finanças)

Senhor Chefe:

Nos termos do Art. 38 da Lei nº ........... de ............./ ............./ ............. apresentamos a V.Sa., a prestação de contas relativa ao adiantamento recebido através do “Ofício – Requisitório” nº ............., de ............./ ............./ ............., Nota de Empenho nº ............., Nota de Anulação nº..............

Outrossim, a presente prestação de contas é composta dos seguintes documentos, que anexamos:

a)
de prestação de contas;

b)relação dos documentos de despesa;

c)cópia da guia de recolhimento do saldo não utilizado;

d)cópia da Nota de Empenho;

e)cópia da Nota de Anulação (com reversão à Dotação);

f)documentos das despesas utilizadas, numerados de 01 a .............

MUNICÍPIO , ............./ ............./ .............

................................................................
Responsável pelo Adiantamento

Data: ............/ ............/ ............

...................................................................
Responsável pelo Adiantamento

............................................................................

Responsável pelo Departamento

Escrito por: Adriano Félix. Graduado em Ciências Contábeis pela Faculdade de Santa Luzia - MG; Auditor, Assessor e Consultor na área administrativa contábil e financeira junto a  diversos órgãos públicos.